Nếu bạn đang trong quá trình chuẩn bị định cư Canada diện tay nghề, thì việc hiểu rõ hồ sơ Express Entry gồm những gì chính là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Theo cập nhật mới nhất của IRCC (Immigration, Refugees and Citizenship Canada), chỉ cần thiếu một loại giấy tờ nhỏ thì hồ sơ của bạn có thể bị trả lại hoặc chậm xử lý đến vài tháng.

Express Entry là hệ thống quản lý hồ sơ định cư dành cho các chương trình FSWP, FSTP, CEC. Để hồ sơ của bạn được đưa vào pool (hồ sơ xét chọn) và sau đó được mời nộp ITA (Invitation to Apply), bạn cần chuẩn bị bộ giấy tờ thật đầy đủ, đúng chuẩn định dạng mà IRCC yêu cầu.

Tổng quan về hồ sơ Express Entry

IRCC chia hồ sơ Express Entry thành 2 giai đoạn chính:

Giai đoạn	Mục đích	Trạng thái hồ sơ
Giai đoạn 1: Hồ sơ Profile Express Entry	Nộp hồ sơ để vào pool xét điểm CRS	Chưa được cấp ITA
Giai đoạn 2: Hồ sơ Permanent Residence (PR)	Nộp bộ hồ sơ định cư chính thức sau khi nhận thư mời ITA	Được xét duyệt để cấp COPR (Confirmation of Permanent Residence)

Nhiều người nhầm rằng chỉ cần tạo profile là đủ. Thực tế, hồ sơ sau ITA mới là phần quyết định. Đây là giai đoạn bạn cần chứng minh mọi thông tin đã khai trước đó (ECA, IELTS, việc làm, tài chính, y tế, lý lịch…).

Hồ sơ cần có trước khi tạo hồ sơ Express Entry

Đây là nhóm giấy tờ bạn cần hoàn thiện trước khi submit profile, vì IRCC chỉ chấp nhận hồ sơ hợp lệ khi có đủ các yếu tố chấm điểm trong CRS.

Nhóm giấy tờ	Chi tiết yêu cầu	Lưu ý quan trọng
1. Chứng chỉ ngôn ngữ (IELTS/TEF)	Phải là bài thi hợp lệ do IRCC công nhận (IELTS General Training, CELPIP, TEF/TCF Canada).	Điểm còn hiệu lực ≤ 2 năm. Không dùng IELTS Academic.
2. Chứng chỉ ECA (Educational Credential Assessment)	Báo cáo đánh giá bằng cấp nước ngoài tương đương hệ thống Canada.	Phải do tổ chức được chỉ định bởi IRCC cấp (như WES, IQAS, CES…). Hiệu lực 5 năm.
3. Hộ chiếu còn hiệu lực	Bản scan rõ mặt trước & trang thông tin.	Thời hạn tối thiểu 6 tháng kể từ ngày nộp.
4. Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc	Hợp đồng lao động, thư xác nhận từ công ty, bảng lương hoặc thuế TNCN.	Phải thể hiện rõ chức danh, nhiệm vụ, thời gian làm việc, giờ/tuần và mức lương.
5. Bằng cấp học vấn	Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ liên quan.	Nên kèm bản dịch công chứng tiếng Anh/Pháp.
6. Thư mời làm việc (nếu có)	Job Offer hợp pháp từ doanh nghiệp Canada.	Nếu có LMIA hoặc PNP nomination sẽ cộng điểm CRS.

Lưu ý:

• Bạn có thể nộp hồ sơ Express Entry khi vẫn đang làm ECA hoặc IELTS, nhưng IRCC chỉ xếp hạng khi bạn nhập đủ điểm và mã chứng chỉ.
• Nếu bạn khai sai thông tin (ví dụ điểm IELTS chưa đủ), hồ sơ có thể bị loại khỏi pool hoặc đánh giá sai CRS.

Hồ sơ cần nộp sau khi nhận ITA (Invitation to Apply)

Khi được chọn trong một đợt rút thăm Express Entry, bạn sẽ nhận được thư mời chính thức ITA. Từ thời điểm đó, bạn chỉ có 60 ngày để hoàn thiện và nộp hồ sơ PR đầy đủ. Dưới đây là checklist chi tiết:

Hạng mục	Mô tả chi tiết	Tài liệu cần nộp
1. Giấy khám sức khỏe (Medical exam)	Phải được thực hiện tại cơ sở y tế được IRCC chỉ định.	Giấy xác nhận IMM 1017 hoặc form eMedical (upload bản scan).
2. Lý lịch tư pháp (Police certificate)	Từ tất cả các quốc gia bạn từng sinh sống ≥ 6 tháng.	Phải được cấp trong vòng 6 tháng gần nhất, có bản dịch công chứng.
3. Bằng chứng tài chính (Proof of Funds)	Áp dụng cho FSWP/FSTP (CEC không yêu cầu).	Sao kê ngân hàng 6 tháng, thư xác nhận số dư. Tối thiểu 13.757 CAD cho 1 người (2025).
4. Ảnh hồ sơ	Ảnh kỹ thuật số nền trắng 35x45 mm, dung lượng ≤ 4MB.	Phải rõ mặt, không đội nón hoặc đeo kính râm.
5. Thư xác nhận việc làm	Thư do công ty cấp, ghi rõ chức danh, thời gian, nhiệm vụ, lương.	Bắt buộc cho tất cả công việc khai trong profile.
6. Hồ sơ học vấn & ECA	Scan bằng cấp, bảng điểm, và báo cáo ECA.	Phải trùng khớp với thông tin đã khai trong profile.
7. Chứng minh quan hệ gia đình (nếu có)	Giấy kết hôn, khai sinh con, lý lịch gia đình IMM 5406.	Phải dịch công chứng nếu không phải tiếng Anh/Pháp.
8. Hồ sơ vợ/chồng (nếu đi cùng)	Bao gồm ECA, IELTS, giấy tờ cá nhân, lý lịch tư pháp.	Có thể giúp cộng thêm điểm CRS hoặc xét theo hồ sơ phụ thuộc.

Lưu ý: Khi nộp hồ sơ PR, mọi thông tin phải trùng khớp 100% với hồ sơ Express Entry ban đầu. Nếu IRCC phát hiện sai khác giữa profile và hồ sơ thật (ví dụ ngày làm việc, điểm IELTS, hoặc tên công ty), hồ sơ có thể bị từ chối do misrepresentation – lỗi gian khai thông tin.

Các giấy tờ hỗ trợ thường bị thiếu

Dưới đây là 5 lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ Express Entry bị trì hoãn hoặc bị yêu cầu bổ sung (ADR – Additional Document Request):

Loại giấy tờ	Lỗi thường gặp	Cách khắc phục
Thư xác nhận kinh nghiệm làm việc	Không ghi rõ nhiệm vụ hoặc số giờ/tuần.	Yêu cầu công ty cũ cấp lại đúng mẫu IRCC (phải có mô tả nhiệm vụ, giờ làm, mức lương, chữ ký & thông tin liên hệ).
Giấy tờ tài chính	Sao kê không đủ 6 tháng hoặc có khoản vay tín dụng.	Nộp thêm thư xác nhận số dư “không vay mượn”, do ngân hàng ký tên, đóng dấu.
Lý lịch tư pháp	Cấp sai ngôn ngữ hoặc quá hạn.	Luôn nộp bản tiếng Anh/Pháp, dịch công chứng rõ ràng. Kiểm tra hạn 6 tháng kể từ ngày cấp.
Hồ sơ ECA	Dùng bản scan không có mã Reference Number.	Dùng bản chính thức (PDF có mã) do tổ chức ECA cấp.
Ảnh kỹ thuật số	Không đúng kích thước hoặc nền.	Theo chuẩn IRCC: 35mm x 45mm, nền trắng, khuôn mặt chiếm 70–80% khung ảnh.

Lưu ý:

• Hệ thống IRCC Portal tự động từ chối upload file vượt quá 4MB.
• Vì vậy, bạn nên nén tài liệu PDF mà vẫn giữ độ nét (độ phân giải tối thiểu 300dpi).

Chuẩn bị hồ sơ Express Entry

Quy định về bản dịch – công chứng – scan hồ sơ

IRCC có yêu cầu rất chặt chẽ về ngôn ngữ và định dạng tài liệu, cụ thể như sau:

• Ngôn ngữ: chỉ chấp nhận tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
• Tài liệu khác ngôn ngữ: phải nộp bản gốc + bản dịch công chứng + giấy xác nhận người dịch (Affidavit).
• Định dạng file: chỉ chấp nhận .PDF, .JPG hoặc .JPEG.
• Tên file: nên đặt theo cấu trúc Lastname_Firstname_DocumentType.pdf (ví dụ: Nguyen_Anh_Passport.pdf).

Bạn nên_:_

• Dịch tại đơn vị công chứng song ngữ có chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự.
• Nếu hồ sơ từ nhiều trường/đơn vị, nên đánh số thứ tự từng bộ tài liệu (1_ECA, 2_WorkExperience, 3_PoliceCertificate...).
• Giữ bản gốc ít nhất 12 tháng sau khi có COPR, vì IRCC có thể yêu cầu đối chiếu bất kỳ lúc nào.

Cách nộp & upload tài liệu lên IRCC Portal

Hệ thống IRCC Express Entry Portal chia rõ từng mục khi bạn upload hồ sơ:

1. Log in vào tài khoản IRCC → chọn mục “Continue my application”.
2. Trong phần “Upload your documents”, tải lên từng file theo danh mục:

• Passport
• Education (ECA + bằng cấp)
• Work Experience
• Proof of Funds
• Medical & Police Certificates
• Digital Photo

1. Sau khi upload đủ, bấm “Validate” để hệ thống tự kiểm tra. Nếu còn thiếu file, portal sẽ báo lỗi màu đỏ.
2. Cuối cùng, bấm “Transmit and pay fee” → thanh toán Right of Permanent Residence Fee (RPRF) (thường $515 CAD/người lớn).

IRCC hiện đặt mục tiêu xử lý hồ sơ Express Entry trong vòng 6 tháng, tính từ ngày bạn nộp eAPR (Electronic Application for Permanent Residence).

Mẹo chuẩn bị hồ sơ

1. Kiểm tra tính logic giữa các mục Thời gian học, làm việc, nghỉ việc phải khớp nhau, không được để khoảng trống quá dài mà không giải thích.

2. Nộp hồ sơ càng sớm càng tốt sau ITA 60 ngày tưởng dài nhưng thời gian lấy lý lịch tư pháp hoặc khám y tế có thể kéo dài tới 3 tuần.

3. Giữ định dạng tài liệu thống nhất Tốt nhất là PDF, scan rõ, không mờ. Không chụp điện thoại, không cắt xén khung.

4. Cập nhật hồ sơ nếu có thay đổi lớn Ví dụ: đổi việc, kết hôn, thay đổi nhân thân → cần update IRCC ngay, tránh lỗi “misrepresentation”.

5. Nhờ đơn vị có luật sư ICCRC kiểm tra lần cuối Nhiều hồ sơ tự làm bị trả lại vì lỗi kỹ thuật nhỏ (ví dụ không tick vào phần consent hoặc sai mã số ECA). CENIMMI có thể kiểm tra và rà soát toàn bộ hồ sơ Express Entry trước khi bạn submit, đảm bảo đúng quy 

Chuẩn bị hồ sơ Express Entry đúng, đủ, chuẩn IRCC là bước quan trọng nhất giúp bạn rút ngắn hành trình định cư Canada. Một hồ sơ mạnh không chỉ giúp tăng điểm CRS, mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và độ tin cậy với IRCC. Liên hệ ngay với CENIMMI để được cung cấp Express Entry Document Checklist 2025 cập nhật mới nhất từ IRCC.

Câu hỏi thường gặp

1. Hồ sơ Express Entry có cần công chứng không?
    Có. Tất cả tài liệu không phải tiếng Anh/Pháp phải được dịch công chứng hợp lệ. Nếu là bản gốc song ngữ (ví dụ bảng điểm tiếng Anh), có thể nộp trực tiếp mà không cần dịch thêm.
2. Tôi có thể nộp hồ sơ Express Entry khi chưa có ECA không?
   Có thể tạo profile, nhưng IRCC chỉ chấm điểm CRS khi có mã ECA hợp lệ. Không nên submit hồ sơ chính thức nếu chưa có ECA, vì sẽ bị coi là khai sai thông tin.
3. Hồ sơ Express Entry có cần chứng minh tài chính không?
    Chỉ áp dụng cho FSWP và FSTP. Nếu bạn theo diện CEC (Canadian Experience Class), IRCC miễn yêu cầu này.